Adieu les salles de réunion sommaires, les tables rectangulaires et les chaises inconfortables. La tendance est aujourd’hui au confort et au collaboratif.

Il s’agit non plus seulement de repenser un espace, mais toute une manière de travailler à plusieurs.

Aussi, comment bien optimiser les surfaces d’une salle de réunion pour favoriser les échanges et le partage entre les collaborateurs ? Tout dépend en fait du type de réunion : présentation, workshop, groupes de travail ou visioconférence ?

 

Les réunions de présentation

Toute l’attention doit être focalisée sur les intervenants. La pierre angulaire d’une séance de présentation ou d’une réunion stratégique, c’est l’écoute.

Aussi, le présentateur doit être vu et entendu de tous.

Une disposition claire

On préférera une disposition des tables en U afin de permettre aux intervenants de capter plus facilement l’attention des participants.

Un espace de projection

Un mur dédié face à la table en U doit servir à projeter les informations énoncées par les intervenants et être bien visible de tous.

Des sources de lumière adaptées

Afin de faciliter la prise de notes et de garantir la concentration, opter pour un éclairage modulable, de 500lux minimum.

Des espaces de circulation suffisants

L’espace de la salle de réunion doit permettre de circuler sans difficulté afin de sortir, de changer de place ou de s’asseoir confortablement.

 

Les réunions de travail

Il s’agit ici de mobiliser les capacités de concentration et de réflexion des participants pour traiter d’un thème prédéfini.

Une variété de surfaces

Dans une logique fondée sur le design thinking, les réunions de travail doivent faire la part belle aux surfaces d’écriture spécifique ainsi qu’à l’accrochage horizontal et vertical. La meilleure solution est consacrer un espace pour chaque activité avec paperboards, tableaux blancs, écrans interactifs, etc.

Du mobilier modulable

Un mobilier léger, avec des roulettes, ou permettant des postures diverses est tout indiqué. L’idée est de pouvoir le déplacer et le ré-optimiser à sa guise sans difficulté afin de re-créer différents espaces.

Un éclairage dynamique

Ingrédient majeur à la productivité : la clarté. On recommande fortement la lumière LED car elle est à la fois intense et sans danger pour la vue. De ce fait, un plafond lumineux semble être la solution toute trouvée.

 

Les réunions informelles

Pas besoin de salle pour se retrouver en réunion ! Cette dernière peut en effet avoir lieu au coeur même des open spaces ou dans les couloirs des bureaux.

Si l’espace est différent, il s’agit toujours d’échanger et de partager des idées – cette fois ci de manière très spontanée.

Coins de rencontre

Des petits espaces insonorisés (comme des hubs) et dans l’idéal mobiles pourront ainsi permettre à chacun de se concerter, en groupes réduits.

Des surfaces dédiés au matériel informatique

Pourquoi ne pas songer à des tablettes à tirer du mur pour y poser un ordinateur portable ou des documents ?

Des espaces dédiés à l’affichage

Parce qu’un tableau blanc au mur avec des stylos à portée peut sauver les collaborateurs de l’impasse.

 

Les visio/audioconférences

Les visio et audioconférences impliquent en général un échange à distance et des négociations importantes entre l’entreprise et un fournisseur.

Un espace à part entière

Tous les espaces ne se prêtent pas à une visio ou audioconférence. On conseille bien souvent – si possible – de dédier une salle spécifique à ce genre de rencontre. Le matériel informatique et la configuration de la salle peuvent ainsi rester les mêmes.

Une disposition propice à l’échange

Comme pour une réunion stratégique, on opte pour une disposition en U avec le mur de projection bien en vue. Tous les participants doivent être audibles et visibles pour les partenaires de l’autre côté de l’écran.

 

Au final, il s’agit avant tout de penser à la modularité et aux différentes configurations possibles dans un seul et même lieu. En effet, toutes les entreprises ne disposent pas d’espaces dédiés à un seul usage.